En la mayor parte de las empresas muchos de los trabajadores no saben exactamente cuál es la importancia de su trabajo en el contexto global de la empresa. Pocas son las organizaciones que se preocupan por comunicarse adecuadamente con sus empleados y mostrarles la razón de ser de su actividad concreta.

Cuando se les pregunta a los empleados sobre su función, la respuesta va en el sentido de las actividades concretas que realizan: elaborar informes, llenar formatos, sacar fotocopias, revisar documentos, etcétera; sin embargo, pocas veces conocen el valor que tiene la actividad que realizan. Por esta razón, el trabajo personal se convierte en algo ajeno, en algo que se lleva a cabo en forma burocrática, sin saber para qué sirve.

Lo anterior se complica más cuando se realizan actividades que poco o nada aportan a la institución. En empresas de todo tamaño se presentan funciones redundantes e inútiles, que en algún momento tuvieron su razón de ser y luego lo perdieron y que son verdaderamente importantes para el desarrollo del negocio. La falta de un análisis crítico, los intereses personales y la carencia de canales adecuados de comunicación entre los diversos niveles jerárquicos de la institución, le impiden a los trabajadores conocer con precisión cuál es su papel en el gran engranaje de la institución.

En muchas ocasiones, algunos departamentos de la organización tienen funciones intrascendentes. Para colmo de males, muchos de estos departamentos son a los que se les da mayor importancia. Esta realidad es recurrente en todo tipo de instituciones, desde las pequeñas hasta las más grandes; pero el proceso se complica entre más grande y burocratizada se encuentra la organización.

Las razones del trabajo improductivo son múltiples. La falta de comunicación adecuada entre los diversos niveles jerárquicos y entre los departamentos impide conocer qué es lo que hacen en otros áreas en donde uno no trabaja. En esta forma, las actividades que no son importantes para la organización se mantienen a lo largo de los años. Otra razón del trabajo improductivo es la fuerza que obtienen con el tiempo ciertas personas o departamentos. Cada quien defiende su trabajo y a lo largo de la historia, hay personas que ganan poder y que saben presentar bien lo que hacen a sus jefes, aunque lo que hacen no tenga nada que ver con la generación de utilidades.

Otra razón más es la fuerza de la costumbre, en donde se hacen las cosas porque así ha sido siempre y no se cambian porque a lo largo de los años la empresa ha funcionado con utilidades.

Un aspecto más es la fuerza de los sindicatos. A lo largo de los años los empleados obtienen una serie de prestaciones que, en muchas ocasiones, son contrarias al propio desarrollo de la organización, pero como aparecen en el contrato como "los grandes logros de la clase trabajadora" son muy difíciles de cambiar.

Ante esta problemática no hay nada mejor que abrir canales de comunicación entre las diversas áreas. Conocer qué es lo que hace cada departamento, conocer qué es lo que hace cada persona y saber cómo se engrana la actividad de cada uno con el todo, genera grandes beneficios a la organización, le da una razón de ser a la actividad individual e impide que las diversas funciones se burocraticen y se generen trabajos improductivos.

El autor es director general de Imagen y Comunicación Empresarial, dedicada a prestar servicios de comunicación interna y externa y de relaciones públicas. (ice@axtel.net)